Manual de uso del CRM

1. Acceso y empresa activa

1. Inicia sesión con tu usuario autorizado.
2. Comprueba la empresa activa en la cabecera.
3. Utiliza la lupa para buscar personas, empresas o comunicaciones.
4. El menú sólo muestra los módulos permitidos para tu rol.

2. Trabajo diario con leads

1. Abre Oportunidades y embudos.
2. Busca el lead o filtra entre trabajo activo, nulos y todos.
3. Registra cada llamada o seguimiento y fija la próxima fecha.
4. Cambia el estado según avance la venta.
5. Si necesitas más tiempo, usa ＋, indica días y motivo.
6. Los leads sin avance pasan a nulo, pero siguen recuperables.

Al marcar un lead como nulo o recuperarlo, el sistema exige una razón y conserva el historial.

Clientes particulares y ficha 360

1. Cuando una venta esté confirmada, crea la ficha de cliente desde la oportunidad.
2. En Contactos y organizaciones, usa el bloque Cartera y ficha 360.
3. Filtra clientes nuevos, activos, recurrentes, inactivos o antiguos.
4. Abre la lupa de la tarjeta para revisar identidad, contacto, producto, asesor y datos laborales.
5. Usa Cambiar situación e indica siempre el motivo. El cambio queda auditado.
6. Para un evento, pulsa Invitar al directo, completa el enlace Teams y marca correo, WhatsApp o ambos.
7. Para redes, pulsa Invitar a redes y marca mediante casillas sólo las redes deseadas. Esta comunicación exige consentimiento de marketing.

Un cliente recurrente conserva su ficha y su responsable; no debe crearse una persona duplicada por cada nueva compra. Las invitaciones quedan como borradores hasta su revisión y aprobación.

Informes y campañas de recurrencia

1. En Informes, revisa clientes por situación y producto, porcentaje de recurrencia, ingresos y consentimientos.
2. En Campañas, abre Campaña de recurrencia B2C.
3. Marca las situaciones, producto y canales.
4. Personaliza el texto con {{nombre}} y {{producto}}.
5. Prepara los borradores y revísalos en Conversaciones.

El sistema excluye automáticamente de campañas a las personas sin consentimiento de marketing registrado.

Automatizaciones y SLA

1. En Automatizaciones, revisa los SLA de primer contacto, seguimiento vencido, fin del ciclo mensual y clientes inactivos.
2. Crea una regla indicando disparador, acción y filtro.
3. Simula siempre la regla y comprueba las coincidencias.
4. Actívala con la política segura: las alertas y tareas son internas; los mensajes sólo se preparan como borradores.

Ninguna automatización activa proveedores de correo o WhatsApp por sí sola.

Colaboración interna

1. Pulsa el icono de conversación en un lead o cliente.
2. Escribe C para dejar un comentario privado; puedes mencionar a un compañero mediante su correo corporativo.
3. Escribe T para crear una tarea, asignar un usuario activo y fijar fecha límite.
4. Consulta tus menciones y tareas compartidas desde Alertas.

Los comentarios son internos, no se envían al cliente y sólo pueden consultarse dentro de la cartera autorizada.

Portabilidad y restauración

1. En Configuración, abre Portabilidad, copia y restauración.
2. Exporta leads o clientes en CSV para trabajar con Excel.
3. Si tienes acceso global, descarga la copia integral JSON y conserva su hash.
4. Antes de restaurar, carga el JSON y pulsa Previsualizar; esta acción no modifica nada.
5. La restauración sólo está disponible para el superusuario, exige doble confirmación y crea una copia previa automática.

No edites manualmente una copia JSON: el control SHA-256 rechazará cualquier archivo alterado.

Lectura OCR y aprendizaje supervisado

1. Adjunta el PDF, escaneo, fotografía o pantallazo a la oportunidad.
2. Pulsa OCR y selecciona el documento.
3. Aprueba únicamente los campos correctos.
4. Para corregir, escribe una línea como 2=García, utilizando el número mostrado por el OCR.
5. Los campos rechazados quedan vacíos y editables.

El OCR distingue nombre(s), primer apellido y segundo apellido. Si sólo aparece «Apellidos», no inventa la separación. Las correcciones se conservan localmente como muestras privadas de calibración.

3. Cuentas corporativas y clientes recurrentes

1. Crea la cuenta con razón social, CIF, responsable, estado y valor anual.
2. Vincula los contactos existentes para evitar duplicados.
3. Registra fecha de renovación y productos contratados.
4. Atiende primero renovaciones vencidas, críticas o próximas.
5. Genera una oportunidad de renovación; el CRM impide duplicados activos.

El CRM funciona de forma autónoma. La conexión con ERPNext queda opcional para una fase posterior.

4. Bandeja omnicanal

Reúne WhatsApp, correo y llamadas. Puedes buscar, filtrar por canal y cargar más resultados. Los mensajes se preparan como borradores, requieren aprobación y no se envían mientras el proveedor oficial no esté configurado.

5. Roles

• Superusuario: configuración global y todas las empresas.
• Administrador: distribución de leads, informes y equipo.
• Responsable: cartera propia y miembros asignados.
• Asesor: leads propios y nulos históricos que tuvo asignados.
• Lectura: consulta sin modificaciones.

6. Copias y seguridad

1. En el resumen, pulsa Descargar copia CRM.
2. Guarda el JSON en una ubicación protegida y fechada.
3. No envíes copias por correo ordinario: contienen datos personales.
4. La restauración corresponde únicamente a administración técnica.

7. Buenas prácticas

• No compartas usuarios ni contraseñas.
• Registra notas objetivas y necesarias para la venta.
• No copies datos sensibles en campos libres si no son necesarios.
• Revisa empresa activa y destinatario antes de cualquier comunicación.
• Comunica inmediatamente accesos incorrectos o datos duplicados.